Il Facility Management è un’idea ed una disciplina nata negli Stati Uniti, patria dello spettacolo per eccellenza, agli inizi degli anni ’80, per sopperire alla sempre crescente richiesta del mercato globale riguardo i servizi di gestione e di assistenza alle grandi aziende. Attraverso la professionalizzazione e lo studio approfondito del Facility Manager, le aziende con visione lungimirante, applicando le specifiche indicazioni, furono in grado di risolvere problemi logistici ed organizzativi in maniera efficiente, ottimizzando i tempi, le risorse e di conseguenza abbattendo fortemente i costi. Disciplina che tutt’oggi viene enormemente applicata all’interno di tutte le realtà aziendali con spinta imprenditoria di internazionalizzazione.
Che cos’è il Facility Management ?
E’ definita come “la disciplina aziendale che coordina lo spazio fisico di lavoro con le risorse umane e l’attività propria e specifica dell’azienda, integrandone i principi della gestione economica e finanziaria nonché dell’architettura e delle scienze comportamentali e ingegneristiche.”
Si occupa di controllare tutte le attività che non riguardino il core business di un’azienda, ovvero produttività d’ufficio, utilities, sicurezza, telecomunicazioni, servizi, manutenzioni, logistica, problem solving.
Essa include il processo di progettazione, implementazione e controllo attraverso il quale le facilities (i servizi e le risorse necessarie a supportare e facilitare l’attività aziendale primaria) sono individuate, specificate, reperite ed erogate allo scopo di mantenere quei livelli di servizio in grado di soddisfare le esigenze aziendali, mantenendo un ambiente di lavoro di qualità con una spesa il più possibile contenuta. Ha a che fare con tutti i reparti produttivi per comprendere e assistere le richieste e le utilità della singola e specifica produzione.
I tre aspetti che ne caratterizzano la disciplina aziendale sono:
- L’aspetto strategico che concerne ogni decisione relativa alla politica di gestione e di reperimento dei servizi e delle risorse umane e non da impiegare per supportare e raggiungere gli obiettivi del cliente/fornitore (predisposizione del budget, ripartizione dei costi, salvaguardia e controllo, mantenimento degli standard).
- L’aspetto analitico relativo alla comprensione delle necessità dei clienti, al controllo dei risultati, all’individuazione di nuove tecniche e tecnologie di azione per contribuire fattivamente al conseguimento degli obiettivi.
- L’aspetto gestionale-operativo che concerne l’attuazione e il coordinamento di tutti i servizi e la definizione di sistemi e di procedure relative.
Il settore dello spettacolo necessita del ruolo del Facility Manager, esso è fondamentale per supportare il bisogno di professionalità delle produzioni, attraverso il coordinamento logistico, il reperimento di strumentazione adeguata e di manodopera diretta, aspetti necessari al raggiungimento degli standard qualitativi prefissati dal cliente/azienda.
Il Facility Manager, grazie alla sua esperienza in area strategica, di analisi e di controllo operativo, ha il ruolo di intervenire in aiuto e supporto a quelle aziende che per loro natura operano sul territorio e hanno bisogno di organizzazione avanzata per gestire tutte le loro attività.
Egli può intervenire sia in fase analitica sia in fase decisionale, valutando attentamente la strategia di azione e le necessità primarie del cliente, sviluppa la progettazione dei servizi specificatamente richiesti e infine nella fase di gestione operativa, svolta insieme alla sua squadra, definita Facility Department, realizza ed applica le procedure studiate.
Il Facility manager ha di conseguenza anche funzione di controllo su tutto lo stato dei lavori per verificarne il corretto svolgimento ed intervenire eventualmente in caso si rendano necessarie ulteriori misure o emergano necessità non previste in fase di analisi. In definitiva, nell’ottica dell’assistenza a una qualsiasi produzione, egli è in grado di indirizzare e consigliare il cliente verso gli strumenti e le modalità più idonee che servono al suo progetto e di attuarle utilizzando tutti gli strumenti più idonei che il mercato può offrire in quel momento.
Attraverso il dialogo con la produzione, è in grado di soddisfare e supportare il work flow e anticiparne le problematiche.